Per la prima volta, in risposta alle misure restrittive resesi necessarie per contenere il Covid-19, molte aziende hanno chiesto ai propri dipendenti di lavorare da remoto.
Sebbene attività come quelle di smart working e remote working andrebbero pianificate accuratamente e sia preferibile stabilire in anticipo chiare politiche e formazione sul lavoro a distanza, in tempi di crisi o in altre contingenze di rapido cambiamento, questo livello di organizzazione potrebbe non essere fattibile.
Per questo ho deciso di condividere alcuni semplici passaggi basati sulla nostra esperienza diretta, e su alcune ricerche specifiche, che i manager possono seguire senza grandi sforzi per migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti che lavorano da remoto, anche quando c’è poco tempo per prepararsi.
Per una migliore fruibilità ho diviso questo articolo in due parti: “Parte 1 – Le sfide del lavoro da remoto” e “Parte 2 – Come i manager possono supportare i dipendenti impegnati in smart e remote working”.
Iniziamo.
Parte 1 – Le sfide del lavoro da remoto
Per iniziare, è importante che il management comprenda a fondo quali sono i fattori che possono rendere il lavoro remoto particolarmente impegnativo.
Senza un quadro chiaro i dipendenti con prestazioni elevate potrebbero subire un calo delle prestazioni e dell’impegno nel lavoro quando iniziano a lavorare da
remoto, soprattutto se sono costretti a cimentarsi in questa modalità senza una adeguata preparazione e formazione.
Le sfide inerenti il lavoro da remoto includono:
Mancanza di supervisione diretta
I manager, ma spesso anche il personale dipendente, esprimono come prima preoccupazione la mancanza di interazione diretta, faccia a faccia.
Chi ha il ruolo di supervisore teme che i dipendenti non lavoreranno con impegno o in modo efficiente (sebbene la maggior parte delle ricerche indichi diversamente) e d’altro canto molti dipendenti lamentano un accesso ridotto all’apporto del management e alla comunicazione evidenziando il rischio di un non avere un adeguato supporto nello svolgere le proprie funzioni.
Difficoltà ed accesso limitato alle informazioni
I lavoratori che si confrontano per la prima volta col remote working sono spesso sorpresi dal tempo e dagli sforzi aggiuntivi necessari per reperire le informazioni dai colleghi.
Anche ottenere risposte a quelle che sembrano semplici domande può sembrare un grosso ostacolo per un lavoratore che si ritrova a casa quando era abituato ad “affacciarsi” nell’ufficio vicino.
La mancanza del “fattore umano” tra lavoratori da remoto si traduce in una minore volontà di offrire ai collaboratori il beneficio del dubbio in situazioni difficili.
Ad esempio, nel lavoro d’ufficio si tende ad essere maggiormente comprensivi se sappiamo che un collega sta attraversando una giornata difficile, e tolleriamo più facilmente una reazione più brusca o una e-mail non proprio accomodante.
Tuttavia, se una situazione del genere si presenta ad un lavoratore da remoto, che ignora contesto e circostanze di ciò che accade, è più probabile che si senta offeso o addirittura che sia portato a mettere in discussione la professionalità del collega coinvolto.
Isolamento sociale
la solitudine è una delle lamentele più diffuse quando parliamo di lavoro a distanza, con i dipendenti che sentono la mancanza dell’interazione sociale informale tipica di un rapporto d’ufficio.
Normalmente si tende a pensare che siano gli estranei a soffrire maggiormente di isolamento nel breve periodo, in particolare se non hanno opportunità di connettersi con altri nel loro ambiente di lavoro remoto.
Tuttavia, quando il periodo di “distanza” si protrae nel tempo, l’isolamento può tradursi in un minor senso di appartenenza alla propria azienda e può persino sfociare nel pensiero di lasciarla, in un lavoratore che non ha avuto il tempo di accettare questa sua nuova condizione.
Distrazioni a casa
Spesso siamo influenzati dalla rappresentazione che viene fatta dello smart working e del remote working: genitori che tengono in braccio i figli mentre digitano sul loro portatile, seduti su un divano o in un soggiorno pieno di distrazioni e con la tv accesa.
In realtà, questa è una rappresentazione terribile ma distante da come dovrebbero andare le cose.
In genere, policy efficienti prevedono che i loro lavoratori da remoto dispongano sia di un’area di lavoro dedicata sia di un adeguato supporto per le attività familiari.
Tuttavia, nel caso di un’improvvisa transizione al lavoro virtuale, vi è una probabilità maggiore che i dipendenti debbano operare da aree di lavoro non ottimali e senza poter provvedere diversamente alle loro responsabilità di genitori.
Anche in circostanze normali le esigenze familiari e domestiche possono influire sul lavoro a distanza, pertanto i manager dovrebbero aspettarsi che distrazioni di questo tipo possano essere presenti e siano maggiori ed abbiano un impatto almeno nella prima fase della transizione verso una fase di lavoro da remoto non pianificata.
Parte 2 – Come i manager possono supportare i dipendenti in smart working e remote working
Per quanto il lavoro remoto possa essere carico di sfide, ci sono anche cose relativamente rapide ed economiche che i manager possono fare per facilitare la transizione.
Le azioni che possono intraprendere da subito includono:
Stabilire check giornalieri strutturati
Molti manager abituati a gestire i propri team di lavoro da remoto stabiliscono una chiamata giornaliera con il gruppo.
Ciò potrebbe anche trasformarsi in una serie di chiamate one-to-one, se i tuoi dipendenti in questione lavorano in modo più indipendente l’uno dall’altro, o di una chiamata di gruppo, se parliamo di mansioni di lavoro che prevedono fasi altamente collaborative.
La caratteristica importante è che le chiamate sono regolari e prestabilite e che abbiano almeno un momento di condivisione in cui i dipendenti sanno che
possono consultarsi con il proprio manager sottoponendogli le proprie preoccupazioni e sapendo che le loro domande saranno ascoltate.
Fornire opzioni di comunicazione diverse
Lavorare solo con le email non è sufficiente.
Uno dei vantaggi dello smart working e del lavoro da remoto più in generale, è quello di avere a disposizione un ventaglio di tecnologia più ricco e variegato.
La videoconferenza per esempio offre ai partecipanti molti degli spunti visivi che avrebbero avuto se stessero ancora lavorando nel loro tradizionale ufficio. E presenta inoltre molti vantaggi, in particolare per i gruppi più piccoli: i segnali visivi consentono una maggiore “conoscenza reciproca” e aiutano a ridurre il senso di isolamento tra i team.
Il video è anche particolarmente utile per conversazioni complesse o sensibili, in quanto è percepito come più personale della semplice comunicazione scritta o audio.
Vi sono ovviamente circostanze in cui una collaborazione rapida è più importante dei dettagli visivi. Per queste situazioni, è indicato sfruttare servizi di messaggistica istantanea per dispositivi mobili, che possono essere utilizzati per le conversazioni più semplici e meno formali, nonché per comunicazioni sensibili alla bisogna.
Se la tua azienda non dispone già di strumenti questi tecnologici, va tenuto presente come soluzione a breve termine che sono disponibili sul mercato soluzioni economiche per ottenere versioni semplici di questi strumenti per il proprio team.
Di fondamentale importanza è consultare il proprio reparto IT aziendale per assicurarsi che esista un livello adeguato di sicurezza dei dati prima di utilizzare uno
di questi strumenti e\o che gli strumenti individuati soddisfino gli standard di sicurezza degli specifici settori lavorativi.
Stabilire procedure chiare
Il lavoro a distanza diventa più efficiente e soddisfacente quando i manager definiscono procedure chiare per la frequenza, i mezzi e i tempi ideali di comunicazione con e tra i loro team.
Ad esempio:
- videoconferenza per riunioni di check giornaliere,
- messaggistica istantanea quando qualcosa è urgente,
- email per tutte le informazioni che includono reparti aziendali diversi,
- ecc..
Inoltre, se possibile, far sapere ai dipendenti modo e orario migliori per entrare in contatto col management durante la giornata lavorativa.
Infine, è sempre utile monitorare le comunicazione tra i membri del team, per assicurarsi che condividano le informazioni necessarie.
Stabilire procedure di questo tipo il più presto possibile è fondamentale. Idealmente durante la prima riunione di check.
Il fattore più importante è che tutti i dipendenti condividano lo stesso insieme di aspettative e rispettino lo stesso insieme di regole per quanto riguarda la comunicazione.
Non trascurare opportunità di interazione sociale
Uno degli step più importanti da affrontare per un manager è strutturare i modi in cui i dipendenti possono avare interazioni sociali, cioè avere conversazioni informali su argomenti non lavorativi, mentre lavorano da remoto.
Questo vale per tutti i lavoratori in smart working e remote working, ma in particolare per quei lavoratori che si sono ritrovati bruscamente a doversi confrontare con questa nuova modalità lavorativa lontana dall’abituale routine dell’ufficio.
Il modo più semplice per garantire buone interazioni sociali di base è lasciare del tempo all’inizio delle chiamate di gruppo solo per gli argomenti non lavorativi.
Altre opzioni includono pause caffè virtuali o momenti più propriamente di svago purché adeguatamente programmati.
Attività di questo tipo possono sembrare artificiali o forzate, ma tutte le ricerche effettuate tra manager con esperienza di lavoratori remoto ed i lavoratori stessi, hanno restituito risultati molto positivi sull’efficacia di queste pratiche per ridurre il senso di isolamento e rafforzare quello di appartenenza.
Offrire incoraggiamento e supporto emotivo
Soprattutto nel contesto di un brusco passaggio al lavoro a distanza, è importante che i manager riconoscano lo stress, ascoltino le ansie e le preoccupazioni dei dipendenti e si immedesimino nelle loro difficoltà quotidiane.
Se un dipendente non abituato allo smart working o al remote working non lo comunica ma evidenzia stati di stress o ansia, è opportuno e utile chiedergli come si sente e come sta vivendo questo momento.
Anche una domanda generale può fornire informazioni importanti.
È necessario lasciare parlare liberamente il lavoratore e porre le sue preoccupazioni al centro della conversazione.
E dopo averlo ascoltato attentamente la risposta è importante riaffermare al dipendente la propria vicinanza diretta e quella dell’azienda nel superare questo momento di difficoltà.
Ricerche ed approfondimenti sui temi dell’intelligenza emotiva ci dicono che i dipendenti guardano ai loro manager per i suggerimenti su come reagire a cambiamenti improvvisi o alle situazioni di crisi.
Se un manager comunica stress e insofferenza di fronte alle difficoltà dei dipendenti questo avrà un effetto “palla di neve” che aumenterà il livello di stress del lavoratore e che rischierà di trasferirsi da lui ai suoi colleghi.
I leader più efficaci adottano un approccio duplice: da una parte riconoscono lo stress e l’ansia che i dipendenti possono provare in circostanze difficili, dall’altra riaffermano la loro fiducia nei propri team usando frasi e locuzioni per evidenziare che la difficoltà e lo sforzo per superarla è condivisa e non è in carico al singolo lavoratore sotto stress.
Con un approccio come questo e con le azioni di supporto che abbiamo fin qui riepilogato è più probabile che i dipendenti affrontino con maggiore positività la sfida del passaggio al lavoro da remoto.
E che, se tutto funziona correttamente, queste occasioni di “lavoro da remoto costretto” possano diventare un momento idoneo per valutare in maniera più ampia il passaggio a queste forme di lavoro per tutti o per parte dei team aziendali.